Hi, liebe Forschergemeinde,
der Präsident des Landeskirchenamtes hat geantwortet:
Nutzbarkeit von Kirchenbüchern in Archion
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für lhre E-Mail.
Die Kirchenbticher dienen der Beurkundung kirchlicher Amtshandlungen und deren Erhaltung liegt im lnte-
resse der landeskirchlichen Ordnung. Eineständige Benutzung von Kirchenb[ichern ftJhrt zu Schäden. Res-
taurierungen sind aber sehr kostenintensiv und nicht beliebig häufig wiederholbar._Deshalb nutzt die Landes-
kirche OiJ tvtogticnfeit der Beteiligung an der Sicherungsverfilmung im staatlichen Bereich von den bis zum
Jahr 1875 entitandenen sachsisöheh Kirchenbüchern. Mit der Verfilmung erfilllen die Kirchgemeinden ihre
gesetzliche Verpflichtung, die Kirchenbiicher als Personenstandsurkunden öffentlichen Rechts dauerhaft zu
sichern.
ln der Regel werden die Kirchenbücher kirchenbezirksweise für die Verfilmung vorbereitet. Das bedeutet,
dass die kirchenbucher erfasst, foliiert und kartoniert werden. Außerdem werden Kirchenbllcher im schlech-
ten Erhaltungszustand restauriert. Da die Dauer des Verfilmungsprozesses von den technischen und organi-
satorischen üerhältnissen in der Sicherungsverfilmungsstelle des Bundes in Wermsdorf abhängig ist, bieten
wir seit 2022zur überbruckung von Wartezeiten die Möglichkeit der persönlichen Benutzung der eingeholten
originalen Kirchenbücher im Ländeskirchlichen Archiv nach deren Vorbereitung bis zu deren Verfilmung an.
Naän Oer Verfilmung werden die Kirchenbücher in der Regel wieder in die jeweilige Kirchgemeinde ver-
bracht. Der vom Archivzentrum Hubertusburg zur Verfügung gestellte Masterfilm wird auf Kosten der Lan-
deskirche dupliziert und anschließend digitalisiert. Zurzeit werden die Prozesse umgestellt und es erfolgt erst
die Digitalisierung der Kirchenbücher und dann die Anfertigung eines Masterfilms zur Sicherung der lnforma-
tionen. Deshalb verküzen sich aber die Bearbeitungszeiten nicht wesentlich.
Uns ist bewusst, dass das Digitalisat ein benutzerfreundliches Medium ist. Deshalb haben wir die Digitalisie-
rung von Film forciert, so dass uns alle bisher verfilmten Kirchenbircher auch als Digitalisat vorliegen. Aller-
dinjs gilt es dabei die Schutzfristen zu beachten. Viele Kirchenbücher sind nicht jahrgangsweise geftthrt
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woidei, sondern durchaus bis ins 21. Jahrhundert hinein. Deshalb müssen die Digitalisate vor der Zurverfit-
gungstellung auf Schutzfristen geprüft werden. Damit wir unserer Verantwortung für die genealogischg For-
icnüng nachkommen können, erfolgt die Bearbeitung und Bereitstellung im Lesesaal des Landeskirchlichen
Archivl zeitnah. So können derzeit im Landeskirchlichen Archiv nicht nur die Digitalisate verfilmter Kirchen-
bücher (dezeit 9114 Kirchenbücher), sondern auch weitere bereits vorbereitete Kirchenblcher im Original
(dezeit 1 775 Kirchenbücher) eingesehen werden.
Eine Onlinestellung der Kirchenbücher der sächsischen Landeskirche im Kirchenbuchportal Archion ist dann
der zweite Schritt und kann nur sukzessive erfolgen. Aufgrund des hohen Arbeitsaufwandes bei der Aufbe-
reitung der Digitalisate ftir die Onlinestellung und unserer geringen Personaldecke ist das allerdings ein lang-
wieriger Prozess. Außerdem liegt die Priorität unserer Aufgaben in der Übernahme von Archivbeständen aus
sächsischen Kirchgemeinden und kirchlichen Einrichtungen, da unsere Hauptverantwortung in der Siche-
rung, Erhaltung und Nutzbarmachung dieser Archivbestände, zu denen auch die Kirchenbücher gehören,
liegt.
Aktuell werden die Kirchenbücher des ehemaligen Kirchenbezirkes Auerbach filr die Onlinestellung bei Ar-
chion vorbereitet. Dezeit sind ca. 9.000 Kirchenbücher als Digitalisate im Landeskirchlichen Archiv einseh-
bar, ca. ein Drittel davon im KirchbuchportalArchion. Damit kommen wir in dem uns möglichen Maße durch-
aus unserer Verantwortung für die Nutzung der Personenstandsdaten bis zum Jahr 1876 nach.
Mit freundlichen Grüßen
Hans-Peter Vollbach